I termini inglesi Facility Management e Outsourcing si stanno imponendo sempre più nel linguaggio business quotidiano. Nel territorio italiano la tendenza all’utilizzo di termini simili, e dei cosiddetti “inglesismi”, non è però sempre apprezzato in quanto percepiti come forzate caricature.
Per questa ragione, nell’articolo di questo mese, BluOmnia si pone l’obiettivo di spiegare il significato di Outsourcing e Facility Management in modo semplice e chiaro, facendo sì che si possa cogliere facilmente l’utilità per le aziende delle attività racchiuse da questi termini.
Outsourcing: significato e utilizzo
Letteralmente il termine outsourcing significa approvvigionamento esterno o più semplicemente esternalizzazione.
Come si può ben intuire dalla traduzione, il significato in ambito operativo è quello di affidare a fonti esterne all’azienda (quindi a fornitori con diversa ragione sociale) attività complementari – talvolta anche succedanee – ai servizi principali offerte dall’azienda stessa.
Gli ambiti commerciali in cui l’esternalizzazione dei servizi ha preso maggiormente piede sono ormai i più svariati: a cominciare dalle gare d’appalto per grandi commesse edili fino ad arrivare ad aziende della PMI che preferiscono concentrarsi in modo più specifico e verticale in un dato servizio senza lasciarsi distrarre dalle attività correlate affidandole a professionisti esterni.
Facility Management: significato e ambiti di applicazione
La traduzione di facility management si può semplicemente rendere con “gestione delle strutture” oppure “gestione degli impianti”.
L’utilizzo più frequente di questa locuzione è svolto per descrivere l’insieme delle attività e dei processi coinvolti nella gestione e manutenzione degli edifici, degli impianti e delle risorse infrastrutturali all’interno di un’azienda.
Tuttavia sta trovando sempre più spazio all’interno di contesti non correlati a “risorse fisiche”, intese come impianti e strutture, ma a risorse umane e attività intangibili quali servizi di consulenza, organizzazione, amministrazione, ecc.
Outsourcing per il facility management d’ufficio: i servizi BluOmnia
Chiariti in termini più semplici i significati di outsourcing e facility management, come BluOmnia – nuova divisione di OmniaDoc, azienda che offre servizi di facility management specialmente in ambito amministrativo documentale – desideriamo spiegare in sostanza quali siano le attività che possano aiutare aziende strutturate e le piccole/medie imprese italiane a trarre giovamento da questi concetti.
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Esternalizzazione della gestione documentale
Per gestione documentale si intende l’insieme del classico lavoro d’ufficio, che in ogni azienda occupa una parte molto rilevante dell’attività aziendale.
Quale sia il core business (lett. attività principale) di un’azienda e la sua grandezza, dalla ditta individuale edile o termoidraulica alla fabbrica produttiva, vi è sempre una parte burocratica da svolgere connessa alla gestione degli ordini, dei preventivi, della fatturazione, della logistica.
Tutte queste attività amministrative portano sempre alla generazione di importanti quantità di documenti che vengono gestiti e organizzati da risorse umane in ufficio, con il relativo costo ed impegno dedicato.
L’innovazione che BluOmnia desidera portare all’interno delle realtà aziendali italiane è volta a limitare l’impiego delle risorse interne d’ufficio (facility management) nella gestione degli archivi esternalizzandolo (outsourcing).
Come si svolge l’esternalizzazione delle attività documentali?
L’obiettivo è garantire una gestione sicura ed efficiente di tutti i documenti sfruttando le nuove soluzioni e tecnologie a disposizione.
In sostanza, le realtà aziendali che scelgono di esternalizzare la gestione di tutti i tuoi documenti affidandosi ad Omniadoc possono migliorare l’efficienza delle operazioni di archiviazione quotidiane rendendolo altresì più sicuro e funzionale.
Ecco come funziona il servizio OmniaData:
- Raccolta dei documenti: il servizio parte con OmniaArchivi, ovvero la raccolta di tutti i documenti rilevanti, sia in formato cartaceo che digitale.
- Digitalizzazione: i documenti cartacei vengono convertiti in formato digitale attraverso un avanzato processo di digitalizzazione.
- Gestione dei documenti: I documenti vengono organizzati e archiviati in un sistema di gestione sicuro e facilmente accessibile.
- Manutenzione e sicurezza dei sistemi garantiti da standard certificati.
Supporto da parte di un team dedicato e un servizio di assistenza preparato e sempre disponibile per guidare i clienti attraverso la trasformazione digitale.
Vantaggi dell’outsourcing
Ecco i principali vantaggi dell’outsourcing nel facility management aziendale:
Esperti del settore a tua disposizione
Affidare il facility management a un provider esterno significa accedere a un team di esperti del settore. Questi professionisti sono altamente specializzati nelle varie aree del facility management, inclusa la gestione degli spazi, la sicurezza informatica e altro ancora. Grazie alla loro esperienza, possono fornire soluzioni più efficaci e innovative per migliorare le operazioni aziendali.
Concentrati sul core business
L’outsourcing del facility management libera il team interno da attività che possono essere delegate ad altri professionisti. Concentrarsi sul core business dell’azienda diventa più agevole, permettendo di dedicare maggiori risorse e attenzione alle attività principali che portano valore aggiunto e competitività.
Riduzione dei costi
L’outsourcing può aiutarti a controllare i costi operativi. Un fornitore esterno si prenderà carico delle attività di gestione, consentendo di evitare l’investimento in personale, formazione, attrezzature e infrastrutture dedicate. Inoltre, i fornitori di facility management spesso offrono piani tariffari flessibili, adattabili alle esigenze specifiche dell’azienda.
Accesso alle tecnologie e alle migliori pratiche
Le aziende di facility management si mantengono costantemente aggiornate sulle nuove tecnologie e sulle migliori pratiche del settore. Quando si affida il facility management a un provider esterno, si avrà accesso a strumenti e soluzioni all’avanguardia che potrebbero essere difficili da ottenere internamente.
Maggiore flessibilità
Un provider di facility management può facilmente adattarsi alle variazioni di richiesta e alle esigenze mutevoli dell’azienda. Quando si tratta di espandere o ridurre le attività, un fornitore esterno può regolare le risorse in modo rapido ed efficiente, offrendo maggiore flessibilità rispetto a un’equipe interna.
Maggiore efficienza e produttività
Grazie all’esperienza e all’efficienza del team di facility management, si possono ottenere servizi di alta qualità che contribuiscono a una maggiore produttività aziendale. L’ottimizzazione degli spazi e l’efficace gestione delle risorse, fisiche e digitali, possono migliorare notevolmente l’ambiente di lavoro e l’efficienza delle operazioni.
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