Piacere, sono Andrea Conson, CEO di Omniadoc e consulente alla trasformazione digitale per le imprese. Nell’articolo di oggi vi mostrerò cosa si intende con il termine “gestione ufficio” ed in che modo questo rischia di diventare un pesante costo per le aziende.
Con il termine “gestione ufficio” si indicano tutte quelle attività operative che caratterizzano il lavoro svolto in un ufficio, di qualsiasi tipo esso sia. Dalla ricerca di documenti in un ufficio tecnico, l’estrapolazione e l’analisi delle fatture in un ufficio acquisti, sino all’utilizzo della rubrica per la segreteria.
La gestione dell’ufficio è un costo silente all’interno di ogni attività commerciale, artigianale ed industriale. Costo silente perché viene molto spesso lasciato ad un’organizzazione sommaria e di vecchio stampo. Questo tipo di approccio porta gli uffici aziendali ad impiegare molto più tempo, e quindi denaro per l’azienda, per portare a termine le operatività necessarie.
La gestione ufficio svolta in modo ottimale permette di risparmiare tempo e denaro. Se nella vostra azienda state ancora utilizzando i documenti cartacei in modo disordinato significa che state perdendo tempo e soldi.
Qual è la criticità più comune all’interno degli uffici?
Nella nostra attività di consulenti per le imprese, il team di BluOmnia si trova di frequente ad una criticità comune: la perdita di tempo per cercare i documenti.
Alcuni titolari d’azienda o responsabili di reparto cercano di migliorare questo aspetto salvando in un archivio digitale i documenti più importanti. Tuttavia non sempre questo è sufficiente.
Organizzare con efficienza il lavoro all’interno di un ufficio non significa semplicemente comprare un nuovo software per gestire digitalmente i dati o salvare nel PC i file più importanti.
Significa raggruppare documenti cartacei e digitali in un posto di facile consultazione azzerando i tempi di ricerca, e pertanto azzerando i costi.
Guida alla gestione d’ufficio: 5 passi per migliorare i processi
1. Classificazione dei documenti cartacei
Nelle attività d’ufficio i tempi di riciclo, ovvero quelli dedicati a gestire più volte gli stessi documenti, sono gli imputati peggiori negli sprechi di gestione.
Questi nascono soprattutto per la non corretta classificazione dei documenti cartacei.
Cosa significa classificare i documenti?
Contrariamente a quanto si può pensare non significa semplicemente archiviare i documenti nei singoli docs o faldoni, ma poter estrarre facilmente quelle informazioni che permettono di ricercare velocemente un determinato documento.
Il costo di un singolo foglio stampato non sta solo nel costo della carta e del toner utilizzati, ma anche nei tempi che impiegate per cercare, riutilizzare e rielaborare i documenti.
Classificare correttamente significa affidare il documento a chi può gestire correttamente le sue informazioni e riporlo nella punto corretto per essere estratto successivamente.
2. Gestire la digitalizzazione
Nelle vostre aziende oramai non sono più gestiti solamente documenti cartacei ma sempre più spesso anche documenti digitali. La difficoltà nella gestione di questa tipologia di documenti è che arrivano attraverso canali diversi.
Basta che pensiate alle mail che contengono dati importanti che non devono essere persi ed a cui si ha bisogno di accedere in tempi celeri. Oppure ai documenti che vengono inviati come PDF tramite applicazioni di messaggistica quali Whatsapp o Telegram.
Al momento è impossibile gestire la documentazione al 100% in formato cartaceo o digitale, ma le aziende lavorano ormai con una gestione ufficio ibrida che combina fisico ed elettronico.
Ottimizzare questa gestione combinata è una delle sfide principali del lavoro di BluOmnia per guidare le aziende ad una corretta digitalizzazione che ottimizzi la gestione dei diversi canali.
3. Definire un corretto Workflow
Stabilire un corretto Workflow (flusso di lavoro) significa definire chiaramente chi fa cosa in ogni singola fase del processo della gestione documentale.
Chi si occupa dell’archiviazione dei file conoscendone i principi di categorizzazione? Chi è abilitato a estrarre le info dai documenti cartacei per trasferirli in formato digitale? Chi segue le successive rielaborazioni e revisioni dei dati documentali? A chi è affidato il controllo delle varie fasi operative?
Rispondere a queste domande permette di comprendere se anche nella vostra azienda viene svolto un workflow idoneo.
Se questo è stabilito correttamente il controllo delle varie fasi operative avverrà in modo snello e rapido e, cosa ancora più importante, il flusso di dati sarà certificato e sicuro.
Un Workflow autorizzativo ben gestito permette di avanzare i servizi nel migliore dei modi ottenendo le info disponibili con rapidità e immediatezza. Inoltre permette di capire quanto costa ogni determinata fase lavorativa durante un controllo di gestione.
4. Razionalizzazione dei processi
Una volta stabilito il concetto di Workflow è necessario applicarlo razionalizzando (ottimizzando) i processi.
Per farlo è necessario vedere come operano i colleghi affiancandoli nella loro attività. Questo affiancamento permette di visualizzare il processo di trasmissione e gestione delle informazioni per comprendere punti di criticità.
Il mantra di questa fase dovrebbe essere sempre il RISPARMIO TEMPO.
Una corretta gestione ed un adeguato controllo di gestione permette di definire chiaramente quanto costa, in termini di tempo e quindi denaro, ogni singola fase del lavoro d’ufficio per poi ottimizzarla.
L’obiettivo diventa quello di eliminare gli sprechi, quindi il tempo di rilavorazione (riciclo), una spada di Damocle sul flusso lavorativo.
Alcune aziende con flussi dati importanti hanno implementato un servizio di razionalizzazione con un intermediario in outsourcing per poter quantificare in modo inequivocabile il costo di determinati stadi di lavoro e rendere certe fasi ancora più efficienti in quanto gestite da personale verticale in quel determinato ambito.
Altre aziende si rivolgono a professionisti quali BluOmnia per redigere delle check list definite per l’ottimizzazione del processo da parte di determinati reparti.
Desideri una consulenza per valutare quanto puoi risparmiare ottimizzando i processi della tua gestione d’ufficio?
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5. Costruzione di una Scrivania Digitale per gestire le informazioni
Una scrivania digitale è uno strumento smart che permette di verificare e visionare tutte le informazioni qualsiasi sia la loro provenienza con un’unica interfaccia.
Questo permette di razionalizzare e migliorare i tempi di lavorazione. La velocità di visualizzazione permette di risolvere le criticità dei tempi di ricerca ponendo un reale efficientamento dei processi.
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