Ciao, sono Andrea Conson, CEO di Omniadoc e consulente alla trasformazione digitale per le imprese. Nell’articolo di oggi vi racconterò attraverso l’esperienza dei colleghi Luca e Federico – estratta dal nostro video presentazione “Storia di un Documento” – la storia di un documento cartaceo: da come entra in azienda all’elaborazione digitale.
Premessa: Chi è Omniadoc?
Per iniziare è utile fare una premessa, ovvero chi è Omniadoc.
Lo spiega bene Luca, da anni collaboratore attento e referente per i nostri clienti:
<< Omniadoc è a tutti gli effetti un’azienda professionista nella gestione documentale ed archivi in outsourcing per pubblica amministrazione e privati. A noi piace definirci, e lo faccio spesso parlando con i nostri clienti, artigiani innovatori del documento. Artigiani in quanto maneggiamo i più classici dei servizi di archiviazione e innovatori poiché rendiamo disponibili nuove modalità per l’acquisizione ed il trattamento dei dati>>.
Prima fase del processo: ricezione e lo stoccaggio del documento cartaceo
Non è una cosa ovvia e scontata la gestione di un documento fisico in quanto la carta è un materiale vivo. Da questo ne deriva che deve essere gestito e conservato in modo corretto per poterne garantire la corretta fruibilità nel tempo.
Il collega Federico spiega così i valori principali nella gestione del documento cartaceo:
<< E’ assolutamente prioritario prestare attenzione al materiale scegliendo il miglior modo possibile per la conservazione ed il mantenimento. Ogni documento si può usurare nel tempo e necessita quindi di essere archiviato in modalità sicura mettendo a disposizione una locazione dove gli stessi possano esser conservati in totale sicurezza per la loro integrità. Un secondo valore prezioso è la professionalità di chi maneggia il documento. Omniadoc mette a disposizione i propri archivisti, personale qualificato da un’apposita formazione sulla gestione documentale atta a garantire il valore del documento cartaceo e renderlo disponibile nel futuro anche in digitale>>.
La prima fase del processo di gestione documentale è la ricezione e lo stoccaggio dei documenti negli appositi archivi.
Ci sono diverse definizioni che si possono dare al concetto di archivio, siano esse di natura tecnica, giuridica oppure più semplice. Per Omniadoc un archivio è un vero e proprio patrimonio di informazioni, siano esse verbali oppure scritte analogicamente.
Ogni azienda dispone di un archivio, ma spesso questo viene considerato come l’ultimo tassello e pertanto lasciato ad una gestione superficiale. Ne consegue un management non ottimizzato del patrimonio di informazioni e quindi disagi nella gestione dei documenti.
Dall’esperienza della divisione BluOmnia – il ramo di Omniadoc che si occupa di efficienza e innovazione dei processi – è risultato spesso evidente che il maggior decifit del budget tempo si ha nella gestione dispersiva della comunicazione causato dalla difficoltà nel reperimento dell’informazione necessaria.
Il caso più esemplificativo è il tempo perso nel cercare quel documento di anni fa che serve per poter avviare o sbloccare una certa pratica.
Perdita di tempo = perdita di denaro.
Per questo motivo esternalizzare la gestione dell’archivio ad un’azienda come Omniadoc permette di ottenere un miglioramento del processo di lavoro ed un risparmio indiretto anche a livello economico.
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Come Omniadoc ottimizza il processo di archiviazione
Il processo di gestione del patrimonio di dati di Omiadoc garantisce tutti i valori sopra indicati in quanto:
- esperti archivisti gestiscono la ricezione e stoccaggio in sicurezza del documento fisico,
- prima dello stoccaggio il documento viene classificato e locato per il veloce reperimento successivo,
- i magazzini fisici sono controllati da sofisticati sistemi di sicurezza che garantiscano privacy e sicurezza (ad esempio prevedono un sistema antincendio ad hoc per non rovinare la carta).
Il plus dell’archivio Omniadoc
La logistica dell’archivio di Omniadoc è costituita da una struttura a norma che rispetti i requisiti dati dalla soprintendenza archivistica, l’organo di controllo per ogni archivio.
Omniadoc ha il piacere di lavorare come archivio esternalizzato di numerose enti della pubblica amministrazione, pertanto i requisiti di sicurezza quali antifurto, antincendio, temperatura, umidità sono allineati con le guide stabilite dalla soprintendenza che detta le normative della PA. Ne consegue che il controllo sulla fruibilità nel tempo dell’archivio è davvero rigido e Omniadoc estende questo servizio altamente qualificato anche alle aziende private che decidono di dare in outsourcing i loro archivi.
Seconda fase: la conservazione ed il tempo
Ogni documento ha durata giuridica diversa a seconda della sua natura, ad esempio:
- i documenti fiscali hanno durata di conservazione di 10 anni
- le cartelle cliniche hanno durata indefinita
- dati di interesse storico hanno una durata indefinita ed in più la necessità di una conservazione più ligia per il deperimento del materiale
Ne consegue che la conservazione deve essere monitorata e gestita in funzione della natura del documento stesso. Per esempio le unità di archiviazione (le scatole nelle quali vengono riposti i file) sono pensate per anonimizzare il loro contenuto ma renderlo reperibile in modo semplice e veloce grazie al sistema con codice a barre di Omniadoc. Oltre a questo il formato della scatola permette di conservare i file in funzione del loro formato e del tipo di carta.
Fattore di particolare importanza è anche il processo del macero, ovvero la distruzione secondo normativa della documentazione terminato il suo periodo di conservazione giuridico.
Terza fase: fruizione e digitalizzazione
La terza fase riguarda il famoso momento del “trovare l’ago nel pagliaio”. L’ufficio ricerche è il luogo dove Omniadoc gestisce tutte le sono richieste di estrazione documenti.
Un esempio che ci dilettiamo sempre a citare è la presenza nei nostri archivi di documenti dell’anagrafe o dell’edilizia di alcuni enti comunali. Alcuni di questi documenti risalgono alla metà del 1800 e rivestono una consistente importanza storica ma anche pratica per la gestione di ristrutturazioni e risanamenti.
Recuperare un documento creato quando ancora l’operatore non era nato probabilmente non sarà una cosa immediata. Dove sarà conservato il documento? Com’era fatto in quel periodo il documento? Sarà ancora ben leggibile per come è stato conservato?
Grazie alla corretta gestione e classificazione documentale il processo di estrazione dei documenti per la loro fruizione avviene in questo modo:
- Il cliente fa richiesta di un documento specifico oppure di una categoria di documenti attraverso l’apposito portale Omniadoc
- Il nostro sistema identifica l’unità di archiviazione (scatola) e trasmette l’ubicazione all’operatore di picking (estrazione)
- I documenti vengono estratti per essere consegnati al cliente in forma cartaceo oppure in formato digitale
La richiesta del nostro cliente richiede di digitalizzare il documento comporta la necessità di avviare una fase di scansione che NON DEVE INTACCARE le caratteristiche del documento stesso, ad esempio scanner di un certo tipo serviranno per gestire certi tipi di formati di documento.
Una cosa molto importante è la possibilità del cliente di monitorare attraverso il portale le richieste effettuate per ordine cronologico e conoscendo anche chi ha richiesto il documento.
In ogni momento il nostro strumento informatico traccia il documento: sappiano se è presso i nostri archivi, in fase di estrazione, in fase di transito, consegnato al cliente in originale. Questo sistema consolidato ci permette di dare tempi certi di ricerca e di estrazione e soprattutto per la pubblica amministrazione questo è un aspetto di particolare valore.
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